ANTRAGO seminar

Die RR Software GmbH, Anbieter der Seminarverwaltungs-Software ANTRAGO seminar, ist seit 1996 am Markt und besitzt zwei Geschäftsstellen in Hasselfelde und Stuttgart. Die herausragende Stärke von ANTRAGO seminar ist, dass die Software alle Phasen der Seminarverwaltung abdeckt:

  • Stammdatenverwaltung inkl. Kontakt- und Teilnehmerhistorie
  • Korrespondenz & Marketing inkl. Schnittstelle zum Email-Client
  • Seminarmanagement mit Abbildung individueller Seminarstrukturen
  • Grafische Seminarplanung inkl. automatischer Plausibilitätskontrolle
  • Online-Services mit öffentlichem und geschütztem Bereich im Web
  • Teilnehmerverwaltung inkl. Übernachtungskapazitäten
  • Abrechnung inkl. Schnittstelle zu FiBu Software
  • Evaluation pabierbasiert, online oder per Email
  • Reports und Statistiken mit Anbindung an MS Word, Excel sowie List&Label

Zahlreiche hilfreiche Funktionen von ANTRAGO seminar steigern die Effizienz der Seminarverwaltung und Seminarorganisation. Hervorzuheben ist zum Beispiel die grafische Seminarplanung, die sich von vielen anderen Systemen sehr angenehm unterscheidet. Zusätzlich zu den Standard-Funktionen kann ANTRAGO seminar sowohl mit fertigen Modulen als auch individuell erweitert werden. Zu den besonders interessanten Modulen gehören die Unterkunftsverwaltung „Hotel“ sowie die Module web und web+ zur Darstellung der in ANTRAGO angelegten Veranstaltungen auf der Website des Seminaranbieters und zur Entgegennahme und Weiterleitung von Anmeldungen für Seminare. ANTRAGO hotel bietet alles, was man sich für die Verwaltung von eigenen und externen Übernachtungsmöglichkeiten wünschen kann. Es gibt eine unkomplizierte Verwaltung von Übernachtungskapazitäten und sämtliche Verpflegungsleistungen können vorgeplant bzw. ermittelt werden. Ein grafischer Zimmerbelegungsplan informiert stets umfassend über die Übernachtungszahlen, so dass sich Ressourcen optimal auslasten lassen. Seminarangebote können mit den Ergänzungsmodulen ANTRAGO web und ANTRAGO web+ aus ANTRAGO seminar heraus auf Websites präsentiert werden. Dabei ist auch die direkte Online-Anmeldung zu Seminaren möglich. Eingehenden Anmeldungen werden automatisch in die Seminarsoftware übernommen und können dort weiter bearbeitet werden. Als Referenzkunden führt die ANTRAGO seminar Webseite unter anderem die Justizakademie des Landes NRW, ARAG, verdi, TÜV Austria und die Führungsakademie der Bundesagentur für Arbeit auf. Die Systemvoraussetzungen der Software sind abhängig von diversen Aspekten. Alternativ zu einer eigenen Systemumgebung kann ANTRAGO seminar auch gehostet betrieben werden. Detaillierte weitere Informationen sind auf Anfrage bei der RR Software GmbH erhältlich. Insgesamt macht ANTRAGO seminar einen sehr guten Eindruck. Bisher habe ich noch keine auch nur annähernd so gute Software zur Seminarverwaltung gefunden wie diese. Alles funktioniert intuitiv und komfortabel. Sämtliche üblichen Geschäftsvorfälle und Bedürfnisse bei der Seminarverwaltung wurden mit cleveren Funktionen bedacht. Praktische optionale Module steuern spezielle Funktionen bei und auch extreme Sonderanforderungen lassen sich durch individuelle Anpassungen erfüllen. Auf der Website des Anbieters findet man umfangreiche weitere Informationen zu ANTRAGO seminar. Es kann auch ein Termin zur Softwarepräsentation, gedrucktes Informationsmaterial oder ein Rückruf bequem per Formular angefordert werden.

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SEMINAR Eins.5

SEMINAR Eins.5 ist eine Seminarverwaltungssoftware von EDV-Kommunikation Strassner e.K. Dieter Strassner. Der Anbieter ist seit 1987 als Berater im Bereich der Erwachsenenbildung tätig.

Die Software kommt vor allem in kirchlichen und sozialen Einrichtungen, aber auch in anderen Organisationen der außerschulischen Erwachsenenbildung zum Einsatz.

Die modular aufgebaute und laufend weiterentwickelte Seminarverwaltungssoftware SEMINAR Eins.5 kann auf Wunsch individuell angepasst werden und umfasst unter Anderem die folgenden Funktionen:

  • Adressverwaltung
  • Belegungsplanung mit Verwaltung von Referenten, Hotels, Zimmern, Gruppenräumen, Geräten und Verpflegung
  • Rezeptionsprogramm (Kassenlösung inkl. Thekenverkauf, EC/KK-Karte, Kassenbuch etc.)
  • Anmeldeverfahren mit Einzel- und Gruppenabrechnung inkl. MwSt.-Berechnung und Kontierung
  • Einzel- und Serienbriefe per Email und Microsoft Word
  • Porto-Optimierung
  • Wiedervorlage und individuelle Checklisten
  • Telefonanlagenschnittstelle und Auswertungsprogramme
  • Statistiken inkl. BpB-Zuschusslisten und Beherbergungsstatistik

Durch automatisierte Abläufe werden Angebots-, Bestätigungs-  und Vertragsschreiben an die Gastveranstalter vereinfacht. Belegungsanfragen werden übersichtlich in Kalenderform dargestellt.

Es gibt einen zentralen Datenpool für alle Informationen zu sämtlichen Belegungen. Rechnungen können wahlweise als Einzel-, Gruppen- oder Sammelrechnungen erstellt werden.

Zu den generierbaren Plänen und Listen gehören Hausbelegungspläne, Hauswirtschaftspläne, Zimmerbelegungslisten, Zuschusslisten, Teilnehmerlisten und Versandaufträge für künftige Mailingaktionen.

Eine effektive Unterstützung bei der Pflege des Adressbestandes vermeidet Adressdoubletten und stellt die korrekte Adressierung sicher.

SEMINAR Eins.5 ermöglicht die Reduzierung von Verwaltungsarbeit z.B. durch automatisches Führen des Kassenbuchs und des Warenbestandes an der Rezeption.

Die Seminarverwaltungssoftware eignet sich für den Einsatz in Akademien, Bildungsstätten, Tagungsstätten und anderen Organisationen bzw. Firmen im Bereich der außerschulischen Erwachsenenbildung.

Als Referenzen führt der Anbieter unter Anderem die Akademie für Palliativmedizin, Palliativpflege und Hospizarbeit in München, die Akademie für Politische Bildung Tutzing, das Bundesamt für Naturschutz, die Caritas Akademie Freiburg sowie die Evangelische Akademie zu Berlin auf.

Unterstützt werden Windows 8 und Windows 7, aber auch ältere Windows Betriebssysteme. Zu den Soft- und Hardwareanforderungen gehören bei Einzelplatz-PCs mindestens 4 GB RAM und das kostenlose Microsoft SQL-ServerExpress.

Die Basislizenz von SEMINAR Eins.5 kostet 2200€, dazu kommen weitere 1200€ pro Arbeitsplatz (2700€ als Kassen- und Rezeptionslösung). Online-Schnittstelle und Email-Service sind für 1000€ erhältlich, als monatliche Wartungs- und Supportpauschale fallen 73€ an (alle Angaben zzgl. MwSt.).

Weitere Informationen zur Seminarverwaltungssoftware SEMINAR Eins.5 gibt es direkt beim Anbieter auf der Website www.strassner.biz.

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Matukio Event Manager (Joomla)

Matukio von CompoJoom hat den Anspruch, die beste Joomla Extension für die Verwaltung von Events zu sein.

Die Erweiterung des beliebten Content Management Systems ermöglicht es, Veranstaltungen auf attraktive Weise im Internet zu präsentieren, auch Buchung und Bezahlung der Event-Buchungen können direkt online erfolgen. Die Software soll für kleine und große Organisatoren von Veranstaltungen geeignet sein. Die verwalteten Events können Veranstaltungen verschiedenster Art sein, auch Webinare (Online Seminare).

Diese Flexibilität ermöglicht Matukio durch Funktionen wie die Unterstützung mehrfacher Kategorien und mehrfach stattfindendeder Veranstaltungen, vollständige ACL Unterstützung, Verwaltung von Zahlungen und Veranstaltungsorten, Rechnungen, diversen Export-Optionen, sowie die Verwaltung von Veranstaltungen per Frontend und per Backend. Matukio stellt dem Betreiber ausführliche Statistiken zur Verfügung.

Die Joomla Extension bietet verschiedene Arten, Veranstaltungen zu präsentieren: Event-Listen, kommende Events, Kalender-Ansichten, Feeds und weiteres. Außerdem gibt es detaillierte Seiten für die Darstellung von Veranstaltungen, sowie deren Organisatoren und Orten.

Veranstaltungen können auch mit Hilfe von Bildern und anderer Dateien beworben werden. Die Veranstaltungsorte lassen sich durch Integration der Google Maps API attraktiv präsentieren. Smartphones können spezielle, für mobile Nutzung optimierte Webseiten nutzen und suchmaschinenfreundliche URLs helfen dabei, mit der Website gute Positionen auf den Suchergebnisseiten von Google zu erreichen.

Das Buchungssystem von Matukio ist individuell anpassbar, einschließlich aller Felder der Buchungsformulare, verfügt über verschiedene eingebaute Bezahlsysteme, umfasst die Abwicklung der Zahlungen und generiert Eintrittskarten im PDF Format und Rechnungen für die Teilnehmer. Unterstützt wird die Zahlung per PayPal, Authorize.net, Bargeld, Banküberweisung, auf Rechnung und weiteres. Die Software bietet auch Funktionen zur Generierung von Strichcodes und QR-Codes.

In Renzensionen von Matukio werden unter Anderem die einfache Installation und Einrichtung der Software gelobt, im Support-Forum soll es schnelle und hilfreiche Unterstützung geben.

Im kleinsten Paket kostet Matukio inklusive zwei Monaten Support und Updates 35€. Die Extension kann dann auf beliebig vielen Websites eingesetzt werden, Support gibt es jedoch nur für eine einzige Domain. Darüber hinaus werden zwei größere Pakete angeboten, zum Einen mit 12 Monaten Support für fünf Domains und zum Anderen mit „lebenslangem“ Support für zehn Domains.

Der Quellcode der Joomla Event Management Extension Matukio ist nicht verschlüsselt und darf unter der GPL2 bzw. GPL3 Lizenz beliebig angepasst werden. Kompatibel ist Matukio mit Joomla 2.5 bis 3.3.

Eine Online-Dokumentation steht hier zur Verfügung. Bei YouTube gibt es ein Video, in dem Matukio 3 von Compojoom vorgestellt wird: Matukio 3 – Events for Joomla – What’s new?

Das Event Management System kann bei einer Demo-Installation von Matukio  einfach ausprobiert werden.

Insgesamt scheint Matukio eine relativ umfangreiche und eine der preisgünstigsten Lösungen für das Management von Veranstaltungen zu sein. Dass bisher (zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Beitrags) weniger als ein Dutzend Likes per Facebook existieren, verwundert etwas. Möglicherweise hat die Extension bisher noch keine große Verbreitung oder gewisse „Kinderkrankheiten“.

Wer Events online in englischer Sprache anbieten möchte und größere Kosten scheut, sollte dennoch einen Blick auf Matukio werfen und genauer prüfen, ob die Joomla Extension
für die jeweiligen Zwecke geeignet bzw. erste Wahl ist.

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OSG Seminar Manager

Als erste Software zur Verwaltung von Seminaren möchte ich den kostenlosen OSG Seminar Manager der Open Source Group GmbH vorstellen.

Dieses ist eine sich an Schulungsanbieter richtende Komponente für das Content Management System Joomla, mit der sich Seminarbeschreibungen auf einer Webseite auflisten lassen. Besucher können sich dann für diese Seminare anmelden oder auf eine Interessentenliste setzen lassen.

Im Administrationsbereich werden Kurse, Kursvorlagen, Kunden, Interessenten und Trainer verwaltet.  Man kann mit terminierten Kursen oder mit Kursvorlagen arbeiten, wodurch man ein Katalogsystem erhält. Zunächst wird eine Liste von Trainern für die Kurse erstellt, sowie eine Liste von Kategorien für die Kurse bzw. Kursvorlagen. Trainer haben dann die Möglichkeit, ihre Kurse zu bearbeiten.

Buchungen von Kursen müssen im Backend bestätigt werden, damit sie im Frontend wirksam werden. Wenn ein Websitebesucher einen Kurs bucht, ist es möglich mit dem OSG Seminar Manager automatisch eine Rechnung im PDF-Format zu generieren und sie in einer Bestätigungs-Email zu versenden. Außerdem lassen sich Teilnehmerlisten für einzelne Kurse im PDF-Format generieren.

Systemvoraussetzungen für den Einsatz von OSG Seminar Manager sind das CMS Joomla! in einer der Versionen 1.6, 1.7, 2.5, oder 3.x sowie PHP 5.2 oder eine neuere Version von PHP.

Auf der Hersteller- bzw. Produkt-Website http://sman.osg-gmbh.de/de/ befinden sich umfangreiche weitere Informationen zum OSG Seminar Manager, dort findet man auch eine ausführliche Anleitung, ein Support-Forum, eine Demo-Installation, sowie Downloadlinks für die Joomla-Komponente und diverse Dateien für die Anpassung an verschiedene Sprachen.

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Über diese Website

Ich werde dieses Blog nutzen, um über Methoden und vor allem über Software für die Verwaltung von Seminaren und ähnlichen Events zu informieren. Denn neulich fragte mich ein Freund, was ich ihm für solche Aufgaben empfehlen kann. Hier sammle ich jetzt die Ergebnisse meiner Recherchen in der Hoffnung, dass nicht nur er, sondern auch andere Interessierte davon profitieren. Kommentare sind ausdrücklich erwünscht und herzlich willkommen. Dieses ist ein nicht-kommerzielles Projekt ohne Anspruch oder Garantie auf Vollständigkeit oder Korrektheit jeglicher Informationen. Es ist keine Firmenwebsite und wird nicht von einem Softwarehersteller oder einer anderen Firma unterstützt. Alle Rechte für erwähnte Markennamen liegen bei den jeweiligen Firmen bzw. Rechteinhabern und werden hier nur zu Informationszwecken erwähnt.

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